Paikka: Ravintola Sohwi Paikalla: Aarni Nagy, Elisa Pursiainen, Kati-Mari Kakko, Sini Kokkonen, Tero Kerttula (etänä), Esa Saksola (18:12)
- kokouksen avaus
Avataan kokous ajassa 18:06.
- valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa kaksi ääntenlaskijaa
Valitaan Aarni puheenjohtajaksi, Elisa sihteeriksi, Kati-Mari ääntenlaskijaksi sekä Tero ja Sini pöytäkirjantarkastajiksi.
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
Kokous on laillinen ja päätösvaltainen. Kokous on kutsuttu koolle yhdistyksen sääntöjen mukaan eli ilmoituksella seuran verkkosivuilla sekä sähköpostilla jäsenrekisterissä oleville. Kokouksessa on paikalla seuran puheenjohtaja, neljä muuta hallituksen jäsentä sekä yksi muu seuran jäsen.
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
Hyväksytään työjärjestys.
- esitetään vuoden 2018 tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajien lausunto
Tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto on käyty läpi jo seuran kevätkokouksessa, joten ne kerrataan tiiviisti. Jaostot ovat tehneet omat erilliset tilinpäätökset sekä vuosikertomukset – kuten aina.
Kevätkokouksen 4.4.2019 pöytäkirjaan kirjattu toiminnantarkastajan lausunto ei ole muuttunut: ”Toiminnantarkastaja ei puolla vastuuvapauden myöntämistä vastuuvelvollisille. Kirjanpito ja tilinpäätös olivat kunnossa, mutta hallintotoiminta oli puutteellisesti dokumentoitu.”
Toiminnantarkastajan toteama hallintotoiminnan dokumentoinnin puutteellisuus tarkoitti hallituksen kokousten pöytäkirjojen puuttumista toimintakaudelta 2018.
Hallituksen kokouksien dokumentoinnin puutteellisuudesta: hallituksen kokoukset ovat olleet lähinnä keskustelutilaisuuksia, joissa ei ole aina nähty dokumentaation tarvetta. Suurin osa päätöksenteosta tapahtuu jaostoissa. Jaostojen toiminnan dokumentointiin palataan kohdassa 9.
- päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
Yhdistyslain 503/1989 $26 mukaan läsnäolevat hallituksen jäsenet ovat esteellisiä äänestämään.
Aänestyksen perusteella päätetään vahvistaa tilinpäätös ja myöntää vastuuvapaus hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille.
- päätetään yhdistyksen sääntöjen muuttamisesta
Alunperin sääntöjen muuttamisesta on päätetty vuoden 2018 syyskokouksessa, mutta kokousta ei oltu kutsuttu koolle yhdistyksen sääntöjen mukaisesti, koska jäsenille ei oltu lähetetty sähköpostia, Kokouksen päätöksiä voidaan siis pitää moitteenvaraisina (ei kuitenkaan mitättöminä), joten käsitellään asia uudestaan tässä kokouksessa.
Päätetään vahvistaa yhdistyksen sääntöjen muutokset esityksen mukaisesti.
- päätetään käynnissä olevan tili- ja toimintakauden venyttämisestä 31.3.2020 asti
Päätetään venyttää tili- ja toimintakausi 31.3.2020 asti eli käynnissä oleva tili- ja toimintakausi on 1.1.2019-31.3.2020.
- käsitellään muut esille tulevat asiat
Hallituksen jäsen Esa Saksola pyytää eroa seuran hallituksesta ja rahastonhoitajan tehtävistä seuraavasta syyskokouksesta alkaen. Esa jatkaa vielä seuran hallituksessa ja rahastonhoitajana tulevaan syyskokoukseen asti.
Myönnetään ero Esalle, mikä tarkoittaa sitä, että seuran rahastonhoitajaksi täytyy nimetä uusi henkilö. Lisäksi frisbeegolfjaoston kirjanpito täytyy järjestää uudelleen syyskokouksesta eteenpäin. Tähän asti frisbeegolfjaoston kirjanpitoa on hoitanut rahastonhoitaja Esa ja ultimatejaoston kirjanpitoa ultimatejaoston tilinhoitaja Kati–Mari.
Keskustellaan yhdistyksen hallituksen nykyisestä kokoonpanosta. Yhdistyksen syyskokouksessa 2018 yhdistyksen hallitukseen on valittu kuusi varsinaista jäsentä eikä yhtään varajäsentä. Seuraavassa syyskokouksessa tarkistetaan hallituksen kokoonpano ja täydennetään hallitusta tarvittaessa.
Palataan kohdassa 5 mainittuun jaostojen toiminnan dokumentointiin. Yhdistyksen hallituksen tulee saada tarkistettavaksi rahankäyttöön liittyvät ja yhdistyksen toimintaan merkittävästi vaikuttavat jaostojen päätökset eli käytännössä toiminnasta kertovat dokumentit. Jaostojen kaikkia päätöksiä ei tarvitse erikseen vahvistaa hallituksen kokouksissa (eli ei tarvitse niin sanotusti pyytää lupaa hallitukselta suunnitellun toiminnan käynnistämiseksi), mutta jaostojen täytyy pitää huolta, että päätösdokumentit sekä vastuuasemassa olevien henkilöiden nimet ja vastuut ovat kaikkien hallituksen jäsenten saatavissa viipymättä.
- päätetään kokous
Päätetään kokous ajassa 19:25.
Allekirjoitettu pöytäkirja: Ylimääräinen yhtiökokous 29.5.2019
